Vermietung — Ratgeber
Nebenkostenabrechnung: Fristen und häufige Fehler
Eine fehlerhafte Abrechnung kostet bares Geld – oft, weil eine Frist verstreicht oder nicht umlagefähige Kosten enthalten sind. Worauf es ankommt.
Kurz gesagt
Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen (§ 556 BGB) – sonst sind Nachforderungen ausgeschlossen. Umlagefähig sind nur die Betriebskosten nach der Betriebskostenverordnung und nur, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist. Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen gehören nicht hinein. Der Mieter hat seinerseits 12 Monate Zeit für Einwendungen.
Die wichtigste Regel: die 12-Monats-Frist
Der Vermieter muss spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen (§ 556 Abs. 3 BGB). Versäumt er die Frist, kann er eine Nachzahlung grundsätzlich nicht mehr verlangen – außer er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters bleibt davon unberührt und ist auszuzahlen.
Welche Kosten umlagefähig sind
Auf den Mieter umlegen lassen sich nur Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung (BetrKV) – etwa Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Aufzug oder Versicherungen. Voraussetzung ist immer, dass die Umlage im Mietvertrag vereinbart wurde. Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen.
Der richtige Verteilerschlüssel
Soweit nichts anderes vereinbart ist, werden die Kosten nach Wohnfläche verteilt. Heiz- und Warmwasserkosten sind nach der Heizkostenverordnung überwiegend verbrauchsabhängig abzurechnen. Ein einheitlicher, nachvollziehbarer Schlüssel ist Pflicht.
Was in eine korrekte Abrechnung gehört
Nachvollziehbar wird die Abrechnung durch: die Gesamtkosten je Position, den angewandten Verteilerschlüssel, den auf den Mieter entfallenden Anteil, die geleisteten Vorauszahlungen und den daraus berechneten Saldo (Nachzahlung oder Guthaben).
Die häufigsten Fehler
1. Frist versäumt: zu späte Abrechnung kostet die Nachzahlung. 2. Nicht umlagefähige Kosten wie Verwaltung oder Reparaturen eingerechnet. 3. Falscher Verteilerschlüssel oder Heizkosten nicht verbrauchsabhängig. 4. Leerstand zu Lasten der Mieter verteilt, statt vom Vermieter getragen.
| Punkt | Kurz erklärt |
|---|---|
| Abrechnungsfrist | 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556). |
| Umlagefähig | Nur Betriebskosten nach BetrKV, im Vertrag vereinbart. |
| Nicht umlagefähig | Verwaltung, Instandhaltung, Reparaturen. |
| Einwendungen Mieter | Bis 12 Monate nach Zugang der Abrechnung. |
Checkliste für eine saubere Abrechnung
- Abrechnungszeitraum max. 12 Monate, Frist eingehalten
- Nur umlagefähige Betriebskosten (BetrKV) enthalten
- Umlage im Mietvertrag vereinbart
- Verteilerschlüssel einheitlich und nachvollziehbar
- Heiz-/Warmwasser verbrauchsabhängig abgerechnet
- Gesamtkosten, Anteil, Vorauszahlungen und Saldo ausgewiesen
Hinweis: Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.
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Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung
Spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.
Nur die in der Betriebskostenverordnung genannten Betriebskosten und nur, wenn die Umlage im Mietvertrag vereinbart ist. Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen sind nicht umlagefähig.
Nachforderungen sind nach Fristablauf grundsätzlich ausgeschlossen. Ein eventuelles Guthaben des Mieters muss der Vermieter aber weiterhin auszahlen.
Der Mieter kann Einwendungen bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung geltend machen.
In der Regel nach Wohnfläche, soweit nichts anderes vereinbart ist. Heiz- und Warmwasserkosten werden nach der Heizkostenverordnung überwiegend verbrauchsabhängig abgerechnet.
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